Erlebnisdesign im virtuellen Raum - Heroes of Data Privacy 2022

Die Herausforderung

Heroes of Data Privacy - ein Event, dass seinem Namen gerecht wird!

Erstaufführung eines neuen Eventformats, das bedingt durch Covid, in diesem Jahr 2022 noch nicht an der zukünftig geplanten Location im Bergdorf Alpbach stattfinden konnte.

Vorträge von hochkarätigen Speaker*innen, spannende Inhalte, eine top ausgestattete Eventlocation für SpeakerInnen UND: Zuschauer*innen aus aller Welt, online dabei.

Doch wie schaffen wir es, all das im Digitalen Raum zu einem gemeinsamen Erlebnis zu machen? Wie den virtuellen Teilnehmer*innen das Gefühl geben, aktiv mit dabei zu sein?

IMG_9697 (1).jpg

Heroes of Data Privacy: Über den Namen wurde das Storytelling aufgebaut und führte die Zuschauer*innen auf die Gipfel von Alpbach, wo das Event künftig stattfinden wird.

Die Lösung

Aus unserer bisherigen Erfahrung mit Events im Digitalen Raum wissen wir: Erlebnisdesign ist alles.

So bauten wir eine umfassende Storyline auf, die das Event umrahmt und die Teilnehmer*innen mit virtuellen Gondelfahrten in die Berge von Alpbach entführt. Dafür wurde der Ski- und Kongressort im Vorhinein extra besucht. Damit "Heroes of Data Privacy" nicht nur ein Name ist, standen auch die Superkräfte der Speaker- und Besucher*innen im Fokus - im besonderen Fall sogar im echten Superman Kostüm! Die Abwechslung zwischen Vorträgen, Diskussionen und Einbindung der Zuschauer*innen im Eventtool Hopin sorgte zusätzlich für Spannung.

Mit passenden Aktivierungen, den richtigen Tools und Icebreaker-Fragen, war Heroes of Data Privacy nicht nur ein Online Event, sondern ein echtes Erlebnis:

  • Start in den Tag mit gemeinsamen online Frühstück: Zusammen mit anderen Heroes und Speaker*innen auf das Event einstimmen wurde durch das Tool Hopin und die Breakout Rooms ermöglicht. So entstand gleich zu Beginn ein Zusammenhalt und mehr Motivation für die spannenden Vorträge.
  • Gondelfahrt durch´s Programm: Eine Agenda sieht langweilig aus? Nicht mit uns! Wir machten uns auf in das Skigebiet Alpbach, wo die Karte der Skirouten kurzerhand in ein Programm umgewandelt wurde. Verschiedene Liftstationen und Abfahrten zeigten den Teilnehmer*innen so die Themen des Tages.
  • Vorstellung der TeilnehmerInnen mit ihren Superkräften (mit Lieblingsavatar): Bei uns hat jede*r Superkräfte! Die Teilnehmer*innen hatten im Vorfeld des Events bereits die Möglichkeit, sich auf das Superheld*innen Thema einzustimmen, indem sie ihren eigenen Avatar designen konnten. Mit dem interaktiven Chattool von Hopin konnten sie sich schließlich mit ihren Superkräften vorstellen und gemeinsam in das Programm starten.
  • Pausen mit Jaga Tee in der Hütte und Gewinnspiel: Wir wissen aus Erfahrung, dass auch Pausen ein wichtiger Teil eines Events sind, der nicht zu vernachlässigen ist. Um auch diese interaktiv zu gestalten, gab es ein eigenes Pausen-Gewinnspiel. In thematisch passenden "Hütten-Wimmelbildern" wurden Jagatee-Tassen versteckt und die Besucher*innen hatten während der Pause die Möglichkeit, diese zu suchen Bei richtiger Antwort im Chat winkte der große Lospreis: Ein VIP-Ticket für das nächste Heroes of Data Privacy Event in Alpbach!
  • virtuelles, exklusives Lunch mit Hütten Kulisse: Gemeinsam Mittagessen lassen wir uns auch in der virtuellen Welt nicht nehmen! Für die VIP-Ticketholder wurde daher exklusive Breakout Rooms mit Hütten-Feeling eröffnet, damit auch das Networking und der Spaß nicht zu kurz kommt. Für alle Hobbyköch*innen schickten wir zusätzlich vor dem Event ein Rezept für ein typisches Alpbacher Mittagessen aus.
IMG_0009.jpg

Die exklusiven Lunch-Breakout-Sessions mit Hüttenkulisse

Beitrag ambuzzador

  • Erlebnisdesign für ein ganzheitliches Erlebnis mit 200 Teilnehmer:innen im virtuellen Raum
    • Erarbeitung von zielgerichteten Aktivierungen und interaktiven Konzepten, um den Besucher*innen Interaktion, Zusammengehörigkeitsgefühl und spannende Inhalte richtig zu vermitteln.
    • Inszenierung der Besucher:innen als Superheld*innen
    • Die Berge von Alpbach: Obwohl das Event nicht real in Alpbach stattfinden konnte, holten wir das Alpendorf virtuell ins Event
  • Toolevaluierung und -design für mehr Interaktion im Digitalen Raum
    • Tools für virtuelle Räume bieten für sich genommen viele Möglichkeiten - oft lassen sich unterschiedliche Tools wie zB Miro und Hopin auch kombinieren, um ein noch eindrucksvolleres Erlebnis zu schaffen.
  • Feedback- und Sparring Partner
    • Ein so großes Event braucht Organisation bis ins kleinste Detail. Nach dem "Vier Augen sehen mehr als zwei" Prinzip war ambuzzador Reisebegleiterin für Jentis und unterstützte das Team mit wöchentlichen Sparrings zum aktuellen Stand, kritischem Hinterfragen und inhaltlichen Generalproben.

Das Ergebnis

Heroes of Data Privacy war ein erfolgreiches und spannendes Event Auftaktevent mit rund 200 Teilnehmer*innen, die sich nächstes Jahr in Alpbach real wiedersehen werden!

Trotz Home Office und Kilometern, die die Zuschauer*innen im realen Leben trennten, ist es gelungen, Begegnungen im virtuellen Raum zu einem besonderen Erlebnis zu machen.

Sagen Sie Hallo.

Sie haben eine Projektidee, die Sie mit uns besprechen möchten? Das trifft sich gut. Wir freuen uns darauf, Sie kennen zu lernen!