Der Weg zum frühlingshaften (U)topia im Digitalen Erlebnisraum mit Dell Technologies

Das digitale Neuland ist oft gegen unsere menschliche Natur. Es fehlt das Physische, die Orientierung im Raum und der gemeinsame (auch zufällige) Austausch. Deswegen müssen wir aus den faden Zoom-Calls ausbrechen und rein in den Digitalen Erlebnisraum!

Doch wie schaut der Weg hin zum Digitalen Erlebnisraum aus? Und wie kommt man hands-on zu einem multimedialen Event? Dies wollen wir Ihnen anhand dem von uns begleiteten Dell Technologies "PowerEdge Innovations Launch Österreich" zeigen.

Der Weg zur digitalen Architektur

Auf dem Weg zum Digitalen Erlebnisraum bedarf es einer Eruierung der Voraussetzungen: Wie viele TeilnehmerInnen werden am virtuellen Event teilnehmen? Wie viele SpeakerInnen und ModeratorInnen sind während des Events präsent? Und in welcher Landschaft (und unter welchem Motto) soll das digitale Event stattfinden? Und wie schafft man es (abseits des inhaltlichen Teils) die gefühlte Isolation für die TeilnehmerInnen aufzuheben, damit ein Gefühl der sozialen Verbindung erzeugt wird?

Wie bei der Büroeinrichtung bedarf es hier einer modernen Einrichtung, die aus einem Raum eine gesamte Experience macht!

PowerEdge Innovations Launch Österreich

Bereits bevor es losging, schufen wir mit passenden Visuals, Musik und Vogelgezwitscher eine frühlingshafte Stimmung.

Die Raumgestaltung

Im Fall des Launches einer neuen Server-Serie von Dell Technologies waren wir uns bewusst, dass wir einerseits den neuen Produkten und Services genug Raum einräumen und andererseits den TeilnehmerInnen einen Raum für Austausch mit- und untereinander schaffen müssen. Natürlich gibt es hier unzählige Tools und Plattformen, über welche man ein solches Event stattfinden lassen könnte.

Im Falle des Dell Technologies-Events war uns früh klar, dass wir für ein gelungenes Event die technologischen Barrieren (wie Browserkompatibilität, Arbeitsspeicher- und Internettrafficbeanspruchung und TeilnehmerInnenlimitierung) so gering wie möglich halten müssen.

So hatten wir die Erfolgsfaktoren und Stolpersteine passend identifiziert und entschieden uns für eine Kombination aus zwei Event-Parts:

  1. Präsentation der neuen Tools und Services in Zoom in Verbindung mit einem multimedialen Erlebnis
  2. Gemeinsames After-Show Get-together in einer virtuellen, realitätsnahen und abgestimmten Topiawelt
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Eine Karte der frühlingshaften Dell Technologies-Topiawelt

Eine Fahrt ins Einrichtungshaus: die methodische Inneneinrichtung

Nachdem das Fundament für das digitale Haus stand, ging es darum die Räume technologisch-kreativ auszustatten, um so die passende Atmosphäre zu schaffen. Denn passend zur Jahreszeit gaben wir dem Event einen frühlingshaften Anstrich, um so eine fröhliche Stimmung in einer tristen Pandemie-Aprilwoche zu schaffen. So trugen die folgenden Ideen dazu bei, einen passenden Rahmen für die Präsentation und das Get-Together zu schaffen:

  • Ein frühlingshafter Einstieg in die Präsentation mit Vogelgezwitscher und passenden Landschaftshintergründen in der Zoom-Präsentation.
  • Von der Dell Financial Services-Picknick-Oase über den Open Manage Enterprise-Jahrmarkt bis hin zum PowerEdge Deep Dive am Topiawelt-eigenen See: die liebevoll gezeichnete Topiawelt lud dazu ein in einem frühlingshaften Ambiente zu verweilen. Zudem rundete die nachhaltig-orientierte Produkt- und Servicepalette das Ambiente der Welt ab.
  • Nicht nur durch die Nutzung von zwei Meeting-Tools (Zoom und Topia) war das Event ein multimediales Erlebnis. Auch die Involvierung der TeilnehmerInnen durch ein Gewinnspiel, die Aktivierung der TeilnehmerInnen durch zufällige Begegnungen in Topia, oder auch die Bereitstellung von Fakten und weiterführenden Informationen gaben der virtuellen Veranstaltung einen deutlichen Mehrwert gegenüber eines klassischen Frontalvortrags.
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Auch zufällige Begegnungen sind in unserer Welt wieder virtuell möglich

Facilitation im Digitalen Erlebnisraum

Abseits der inhaltlichen Bespielung bedarf es bei einem virtuellen Event einer Betreuung der TeilnehmerInnen und SpeakerInnen. So setzten wir die folgenden Maßnahmen, um sowohl technisch, als auch inhaltlich ein Event ohne entsprechenden Stolpersteine zu schaffen:

  • Generalproben zur Tool-Schulung der ModeratorInnen und SpeakerInnen
  • Checklisten und Topiawelt-Übersichtskarten für die TeilnehmerInnen und Speakerinnen. Denn auch virtuell kann man sich mal verirren.
  • Topia-Skillbuilding vor dem größten Fallstrick des Events: dem Medienbruch zwischen Zoom und Topia.
  • Abstimmung zwischen den technischen BetreuerInnen, SpeakerInnen und ModeratorInnen in einem separaten Moderationskanal während des Events
  • Betreuung der TeilnehmerInnen in Topia durch unsere "Guides" - sodass jedeR weiß, wie er oder sie die virtuelle Plattform am besten nutzen kann!
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Die Guides auf dem Weg durch die virtuelle Topiawelt

Das einzige was man vermisste: den Geschmack und Duft des Picknicks 😉

Auf Basis von kreativen Gestaltungsprozessen und technologischen Tool-Evaluationen konnten wir so innerhalb von ein paar Wochen ein Event auf die Beine stellen, welches den TeilnehmerInnen in Erinnerung bleiben wird. Denn das einzige, was den meisten fehlte, war der echte Duft und Geschmack des Caterings in der Topiawelt. Aber auch dieses Problem lässt sich lösen - wie in diesem Fall mit einer zuvor zugeschickten, umweltfreundlichen Marmelade.

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