Tools für die Zeit im Home Office und COVID-19

Home Office, was nun?

Aktuell sind viele Menschen damit überfordert, welche Tools sie im Home Office am Besten einsetzen. Die große Frage, die sich hierbei stellt: Welches Tool unterstützt welche meiner Kommunikationsbedürfnisse am besten? Um diese Frage zu beantworten, haben wir die gängigsten Kommunikations-, Kollaborations- und Projektmanagement-Tools zusammengefasst:

  • Kommunikation - mit Überblick, Sharing- und Video Optionen
  • Kollaboration - auch virtuell kreativ zusammenarbeiten
  • Agiles Projektmanagement - Aufgaben und vor allem deren Status im Blick!

Kommunikation - mit diesen Tools können Sie sich einfach und bestmöglich austauschen

Miteinander im Austausch zu bleiben und zusammenzuarbeiten, erweist sich online natürlich etwas schwieriger. Mit gemeinsamen Ritualen behalten Sie unabhängig vom verwendeten Tool den Überblick über Befindlichkeiten und den Status Quo: Jeden Morgen mit einem Video Call zum CheckIn starten und über wesentliche Themen sprechen, ob wer Hilfe benötigt und was heute auf dem Plan steht. Am Ende des Arbeitstages steht idealerweise ein CheckOut am Plan. In diesem werden wesentliche Ereignisse und Ergebnisse besprochen sowie Learnings festgehalten.

Aber mit welchen Tools?

Slack

Egal, ob Video-Calls oder Chats mit ArbeitskollegInnen, mit diesem praktischen Tool geht das ganz einfach. Slack hilft dabei, Kommunikation nach Themen geordnet und (wo gewünscht) für alle einsehbar abzubilden. Immer, aber speziell in Zeiten von Corona, in denen man sich mit seinen KollegInnen nicht direkt absprechen kann, kann man so transparent gemeinsam an Themen arbeiten und diese schneller voran bringen. Alle Beteiligten können dann wenn sie dafür Zeit haben an einem Ort (und nicht verteilt über eMail Ketten) nachlesen, was gerade passiert. Eine weitere Anforderung kann sein, gemeinsam Dokumente zu besprechen. Auch hier schafft Slack mittels der Screensharing Funktionen Abhilfe.

Bei Slack funktionieren alle Features erfahrungsmäßig verlässlich, vorausgesetzt die Internetverbindung hält. Screensharing ist allerdings nur am Laptop oder PC möglich.

Die Slack-App gibt es sowohl für Desktop Windows und Apple, als auch mobile auf allen gängigen Betriebssystemen und mit dem Business Account um 6,50€ netto, pro NutzerIn bei jährlicher Zahlung, kann man eigentlich nichts falsch machen.

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Slack: Video-Calls, Chats und Teilen von Dokumenten

Microsoft Teams

Manche Unternehmen und möglicherweise Ihre KundInnen oder PartnerInnen schwören auf Microsoft Teams, einer Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. MS Teams ist Teil von Microsoft Office und ist eine Alternative zu Slack: Video-Calls, Chats und das Zusammenarbeiten in Dokumenten geht mit MS Teams leicht von der Hand. Ein Bonus dieses Tools ist, dass Calls vorausgeplant und als Termin samt Link zur Telekonferenz verschickt werden können.

Besonders praktisch ist auch die Möglichkeit Termine gleich innerhalb des Tools auszusenden, die dann mit Outlook synchronisiert werden.

Microsoft Teams gibt es als eingeschränkte Gratisversion. Die Office 365 Business Essentials Version ist ab 4,20€ netto pro Monat und NutzerIn veranschlagt.

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Microsoft Teams: Video-Calls, Chats und Zusammenarbeiten an Dokumenten

Youtube LiveBroadcast

In Tagen wie diesen geht es darum, regelmäßig, ohne Barrieren, in Echtzeit und doch nachhaltig (wieder aufrufbar) zu kommunizieren. Dafür eignet sich YouTube Broadcast. Ohne die ohnehin schon strapazierte IT einbinden zu müssen.

Für YouTube Kanäle ab 1.000 Followers auch vom Handy aus nutzbar! Der Broadcast stellt dabei ein Ereignis dar, das auf YouTube angesehen werden kann, während es stattfindet. Fragen können unmittelbar per Chat gestellt werden. Jede Sendung ist anschließend als eigenes YouTube-Video wieder abrufbar - stellt man das Video auf "unlisted" ist es für andere nicht auffindbar.

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Youtube LiveBroadcast: live Kommunikation, jederzeit abrufbar.

Kollaboration - online wie in Person zusammenarbeiten

Die nächste Herausforderung, nachdem man die richtigen Tools für die Kommunikation gefunden hat, ist es, die Interaktion wie sonst am Whiteboard oder Flipchart auch in Videcalls einzubauen. Dafür braucht es Tools, die virtuelle Zusammenarbeit in Echtzeit möglich machen. Wir haben die folgenden Tools im Einsatz und damit gute Erfahrung gemacht.

Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard ist ebefalls ein Teil von MS Office in der Cloud und ideal, um virtuell gemeinsam zu co-kreieren. Das Microsoft Whiteboard ist eine digitale, kreative Leinwand, die Ideen, Inhalte und Menschen an einem Ort zusammenbringt. Funktionieren tut sie wie ein klassisches Whiteboard inklusiver bunter Post-Its. So macht Kollaboration von daheim aus gleich viel mehr Spaß und ist zudem übersichtlicher. Praktischerweise kann die gemeinsame Erarbeitung anschließend als Protokoll gespeichert werden. Die Erstellung eines neuen Whiteboard Projekts ist kinderleicht und auch die Einladung zum gemeinsamen Bearbeiten kann mittels Link (per Mail) zugesendet werden. Und was kostet Microsoft Whiteboard? Wenn Sie bereits ein Microsoft-Konto (Outlook, Hotmail, Live, Xbox usw.) oder Office 365-Konto (Arbeit oder Schule) besitzen, ist dies inbegriffen.

Verfügbar ist Microsoft Whiteboard für Windows und iOS.

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MS Whiteboard: das online Whiteboard von Microsoft, zum live Zusammenarbeiten

Mural

Wer sich nicht auf Microsoft festlegen will, für den ist Mural der ideale digitale Arbeitsbereich für visuelle Zusammenarbeit, Inspiration und Innovation. Es besticht vor allem durch seine einfache und intuitive Bedienbarkeit.

Templates strukturieren das Zusammenarbeiten. Für 90 Tage ist die Nutzung kostenlos, weshalb man es unbedingt ausprobieren sollte. Danach zahlt man 12$ pro Monat bei jährlicher Zahlung.

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Mural: ein online Whiteboard zum live Zusammenarbeiten

Agiles Projektmanagement - was ist zu tun, was gerade in Arbeit?

Im Home Office kommt es darauf an, gemeinsam den Überblick zu behalten, ohne zwischendurch miteinander zu kommunizieren bzw. mitzubekommen, woran der andere gerade arbeitet. Dafür hilft die Visualisierung von Projektaufgaben und -fortschritt. Das erspart so manche Nachfragen, wie "Hast Du das schon begonnen...?"

Trello

Das Schweizermesser, wenn es darum geht, die Arbeit im Home Office zu organisieren und Aufgaben als Team zeitgerecht abzuwickeln. Wenn Sie Projekte z.B. gemeinsam mit Ihren Kunden abwickeln möchten, eignet sich bereits die kostenlose Basisversion. Diese deckt alle notwendigen Funktionen ab, die man für einfaches, agiles Projektmanagement benötigen könnte. Sehr einfach und intuitiv zu bedienen - sowohl für Anfänger als auch Fortgeschrittene.

Benötigt man dennoch verstärkten Support gibt es dieses Tool um 9,99€ pro Monat bei jährlicher Zahlung. Außerdem werden zahlreiche Features freigeschalten. Beispielsweise ist es dann möglich Dateien mit bis zu 250MB zu versenden und zahlreiche Erweiterungen (sogenannte Power-ups) können verwendet werden.

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Trello: Transparente Projektsteuerung

Jetzt brummt Ihnen vielleicht der Kopf, ob der vielen Optionen... aber seien Sie versichert, spätestens ab dem 2. Einsatz wird das alles sehr vertraut. Wir unterstützen Sie gerne beim SetUp Ihres virtuellen Arbeitsumfelds und helfen Ihnen auch beim moderieren Ihrer ersten Meetings.