So gelingen produktive, virtuelle Meetings in Zeiten von Covid-19

Angesichts der Bedrohung durch den Corona Virus COVID-19 wird unsere zwischenmenschliche Zusammenarbeit aktuell auf eine ernste Probe gestellt: die Verbindungen zwischen Menschen, ja Kulturen und Kontinenten werden getrennt, was die Wirtschaft schrumpfen lässt und uns Menschen als soziale Wesen in Angst und Schrecken versetzt. Umso wichtiger ist es, für den Austausch zwischen Menschen Orte der gefühlten Sicherheit zu schaffen, um gemeinsam an Lösungen für diese unsicherer Zeit zu erarbeiten.

In unserem direkten Umfeld beobachten wir unterschiedliche Maßnahmen, wie das Zusammenarbeiten von Menschen aktuell neu gestaltet wird, um das Risiko für jedeN einzelneN aber auch das Business zu minimieren. Was reduziert wird ist immer der zwischenmenschliche persönliche Kontakt - also da wo Menschen sich austauschen, verstehen, Ideen kreieren und gemeinsam Lösungen finden. Virtuelle Meetings sollen diesen persönlichen Austausch nun ersetzen!

Virtuelle Meetings haben jedoch Limitationen, die man sich insbesondere in Zeiten der Unsicherheit nochmal bewusst machen sollte, um diese aktiv zu managen. Ein Research von Albert Mehrabian (UCLA Psychologie Professor emeritus) verdeutlicht, dass 7 Prozent einer Nachricht Worten entnommen werden, 38 Prozent der Intonation und 55 Prozent dem Gesichtsausdruck bzw. der Körpersprache. Die bedeutendste Komponente der Körpersprache ist in virtuellen Meetings deutlich unterrepräsentiert.

Also ist die aktuelle Situation eine gute Gelegenheit, die Skills und Rahmenbedingungen für virtuelle Meetings zu schärfen, um diese kosten effiziente Art von Meetings bestmöglich einzusetzen. Hier sind die aus meiner Erfahrung größten Killer, die es bei virtuellen Meetings zu beseitigen gilt.

Dabei ist es erstmal wichtig zu unterscheiden, um welche Art von Meeting es sich handelt: Ein Statusmeeting, zur Synchronisierung eines Teams rund um ein Projekt oder ein Coworking, um gemeinsam Neues zu schaffen oder physisch getrennt voneinander gemeinsam an etwas zu arbeiten.

Zunächst: Was für physische Meetings gilt, gilt umso mehr für virtuelle.

Beginnen wir heute mit Statusmeetings.

Meetingkiller #1 - "Wir improvisieren einfach."

Oft sind es nur 5 Minuten Fokus auf folgende Fragen, die ein Meeting gut oder weniger gut machen.

  1. Was ist das Ziel des Meetings? oder Womit wollen wir aus dem Termin gehen? Wenn nicht klar ist was am Ende rauskommen soll, wird man auch leer rausgehen.
  2. Wie kommen wir ans Ziel? Hier empfiehlt sich das eigene Methodik-Repertoire anzuzapfen. Damit man nicht in "Club 2 Diskussionen" endet. Bspw. die drei Fragen eines agilen Standups regeln klar, was jeder einzubringen hat.
  3. Warum sind genau diese Teilnehmer eingeladen? Wenn man sich die erwartete Rolle der TeilnehmerInnen am Beginn des Meetings bewusst gemacht hat, fällt es auch nicht schwer, diese im Meeting aktiv einzunehmen.

Meetingkiller #2 - "Was? Sorry ich war gerade abgelenkt!"

Ein gemeinsamer Überblick schafft Orientierung. Ob das ein gemeinsame Task Board in Trello oder Jira ist oder ein gemeinsames Google Doc, in dem alle gleichzeitig arbeiten können. Die visuelle Führung der diskutierten Inhalte schafft gemeinsamen Fokus. Das hilft uns auch dabei mit der Aufmerksamkeit eher am Ball zu bleiben und nicht in die eigene Inbox abzudriften. Dabei ist wichtig, dass alle entweder virtuell dabei sind oder physisch anwesend. Sobald es Mischformen gibt in denen einzelne Teilnehmer dazugeholt werden, ist es sehr schwierig alle gleichermaßen zu berücksichtigen. Zum Leidwesen der virtuellen Teilnehmer.

Meetingkiller # 3 - "Hallo, hallo. Hört ihr mich?"

Oft enden Meetings bevor sie begonnen haben... nach 15 Minuten hat man es geschafft alle in den Call zu holen und klar zu hören. Verbindungsschwierigkeiten sind der Auftakt von genervter Stimmung. In Zeiten wo künstliche Intelligenz bei meinem Friseur anruft und Drohnen meinen Einkauf erledigen scheinen virtuelle Meetings mit funktionierenden Verbindungen als letztes gallische Dorf in der Digitalisierungsoffensive übrig geblieben zu sein. Ein Test der Verbindung vorab schafft bessere Laune. Mit Microsoft Teams sind Einladungslink und Termineinladung mit einem Klick möglich.

Die zwischenmenschlichen Klassiker: ausreden lassen, alle zu Wort kommen lassen, auf Körpersprache und Tonfall achten. Der Einsatz von Video ist in dieser Hinsicht sehr wichtig... steigert die technische Komplexität schafft aber eine höhere Bandbreite der menschlichen Kommunikation.

Meetingkiller # 4 - "Jetzt red i!"

Die Rolle des Facilitators (Moderators) klingt in vielen Ohren nach luxuriösem Schnickschack. Wenn man jedoch bedenkt wie viel Arbeitszeit in Meetings verpulvert wird und häufig auch Reisezeiten damit verbunden sind, scheint der größere Schaden in einem unkontrollierten Meeting ohne Ergebnis zu enden statt eine Person mehr mit der Moderation zu beauftragen. Der/die Facilitator/in hat das Ziel des Meeting im Blick und verantwortet den Prozess, um dieses zu erreichen. Das heißt im Klartext, dass die selbst darstellerischen Anekdoten des Salesverantwortlichen ebenso eingebremst werden wie das Spiel Schuld-ist-der-der-nicht-da-ist. Timekeeping der einzelnen Schritte ist dabei der Schlüssel, um ein Verzetteln nicht zuzulassen. Mindestens genauso wichtig ist eine gute Nachbearbeitung: Die Ergebnisse zusammenfassen, absegnen lassen und dann dran bleiben!

Sehr gerne moderieren wir für Sie Ihre wichtigsten Meetings, um die Produktivität auch in angespannten Zeiten hoch zu halten!

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Stefan Schwaha hat als Scrum Master und Agile Coach unterschiedlichste Projekte zum Erfolg begleitet. Kontaktieren Sie ihn für ein unverbindliches Erstgespräch:

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