Meetings in zwei Welten: wie sich analog und digital verbinden lassen!

Webcalls sind zum Alltag geworden. Doch die Post-Lockdown-Öffnungen führen vermehrt zu einer neuen, wilden Konstellation: manche MitarbeiterInnen sind im Büro, andere zu Hause im Home Office. In diesem Kontext effektive Meetings oder Workshops durchzuführen ist für mich die Königsklasse, der Everest, das höchste Level. Wenn TeilnehmerInnen einerseits physisch im selben Raum sitzen und sich andere virtuell dazugesellen, besteht die große Gefahr, dass trotz hoher Disziplin die Zusammenarbeit im Sand verläuft. Ich biete hier einen Walkthrough für dieses knifflige Level an.

Bevor man sich ins Abenteuer stürzt, kann es ungemein hilfreich sein, sich die Frage zu stellen, ob man nicht gleich auf ein ausschließlich virtuelles Meeting umsteigt. Wir gehen bei längeren Coworkings bewusst in eigene Räume im Büro und haben so alle die selben Voraussetzungen. Wer dennoch die Herausforderung annimmt, muss folgende drei Gegner kennen und auszuschalten wissen:

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1 - Häuptling heiße Luft

Jeder hat es schon erlebt: nach dem Meeting ist vor dem Meeting. Man hat sich vortrefflich unterhalten, konstruktiv diskutiert - doch sobald man aufgelegt hat, bleibt man mit leeren Händen zurück. In solchen Situationen hat der Bösewicht "Häuptling heiße Luft" zugeschlagen. Ihn kann man besiegen, in dem man vor dem Meeting die Zielsetzung so konkret wie möglich definiert hat. Wie sieht das Endergebnis aus? Bspw. welche Fragestellungen möchte man im Meeting beantworten?

Die volle Kraft entfaltet die Vorbereitung, wenn man die Zielsetzung des Meetings allen Teilnehmern vorstellt. Es fällt immer dann viel leichter ein Ziel zu erreichen, wenn es alle vor Augen haben. Besonders effektiv ist es auch noch als OrganisatorIn kurz vorzustellen, weshalb jede/r TeilnehmerIn eingeladen wurde und wie er/sie zur Zielerreichung beitragen kann.

Der gemeine Verzettler

2 - Der gemeine Verzettler

Trotz einer klaren Zielsetzung kann es im Prozess passieren, dass man vom Weg abkommt. Oft merkt man es erst dann, wenn es schon zu spät ist. Dann hat der gemeine Verzettler zugeschlagen. Hier hilft es, wenn jemand mit einer Landkarte laufend den Standort bestimmt und den Weg zum Ziel kennt. Übertragen auf ein Meeting wäre es der/die FacilitatorIn, welche/r die Agenda und die Uhr im Blick hält. Ausgestattet mit einem Methodik-Koffer, der es erlaubt situationsbezogen die richtige Methode zu wählen - für mich ist beispielsweise nichts aktivierender als zwei Minuten Einzelüberlegungszeit (Silent Storming), gefolgt von einem Gruppenaustausch am virtuellen Whiteboard.

Gerade im gemischten Setting achtet der/die FacilitatorIn darauf, dass alle gehört werden und der virtuelle Teil des Teams nicht vernachlässigt wird. Nimm das Verzettler!

Die Eigene Faust

3 - Die eigene Faust

Eng verwandt mit dem Verzettler: Die eigene Faust. Sie wird immer dann aktiv, wenn der Teamfokus schwindet und die TeilnehmerInnen beginnen, sich ihren Posteingängen oder Whatsapp Nachrichten zu widmen. Was hilft dabei, verbunden zu bleiben? Auf jeden Fall Video aufdrehen, damit die letzten versteckten Emotionen in der Mimik gelesen werden können! Im Büro verwenden wir unsere auf ein Stativ geschraubte Webcam für ein 360°-Erlebnis der virtuellen TeilnehmerInnen. Fast noch wichtiger als das Bild ist der Ton. Für Gruppen empfiehlt sich ein eigenes Tisch-Mikrofon, das im Gegensatz zum eingebauten Laptop-Mikro darauf ausgelegt ist, das Audio des ganzen Raumes zu erfassen.

Unterstützende Tools

Dem vollendenten Meetingerlebnis fehlt nur noch die Möglichkeit zu sehen, was andere tun und denken. Dabei helfen virtuelle Whiteboard-Lösungen wie Miro oder Mural oder ein einfaches Google Doc. Wenn die Aufmerksamkeit weg vom reinen Gespräch hin zu einer geteilten, interaktiven Arbeitsfläche gelenkt werden kann, steigt das Level der Interaktion. Die Anwesenden im Raum sind mit ihren Laptops ebenso virtuell dabei wie Remote-TeilnehmerInnen.

Bereit für diese neue Art des Meetings?

Wer den Horizont nach diesen drei Bösewichten absucht, schafft es nicht nur persönliche und virtuelle Meetings abzuhalten, sondern auch die anspruchsvolle Mischform zu bewältigen. Wenn man daran denkt, wie viel Zeit wir alle in Meetings verbringen, lässt sich durch Begleitung und Moderation viel Zeit und Geld sparen. Die Rolle des Moderatoren kann auch ein/e TeilnehmerIn übernehmen, wenn man weiß, worauf man achten sollte. Wir sind darauf spezialisiert, MitarbeiterInnen mit der Moderation von einfacheren (Statusmeetings, Projektplanung), aber auch anspruchsvolleren (Kreativworkshops, Innovationsbegleitung) zu trainieren. Melden Sie sich bei mir, wenn Sie oder Ihre MitarbeiterInnen Interesse an einem solchen Moderations-Training haben.