Interne Kommunikation: Eine virtuelle Kantine bringt mehr Geschmack in MS Teams

Ob Großraum-Büro, generell verteilte Teams oder Pandemie-bedingtes Homeoffice: Die interne Kommunikation von Unternehmen und Teams ist zentral für ein funktionierendes Miteinander und dabei mindestens genauso in der Transformation wie jegliche andere Kommunikationsform. Intranet-Portale oder interne Netzwerke wie Yammer, Facebook Workplace oder Microsoft Teams erfahren derzeit großen Zuspruch. Holen Sie schon das Meiste davon raus?

Viel Potenzial wird schon beim Rollout verschenkt. Man kennt das ja: Es wird angekündigt, dann kommt eine E-Mail-Einladung, bestenfalls noch eine Screenshot-Dokumentation sowie der Verweis auf die Hilfe-Bibliotheken der Plattform oder das Ticketing-System der eigenen IT.

Dabei sind diese Tools mittlerweile kraftvolle Hebel für die Weiterentwicklung der Kommunikation untereinander, der Transparenz im Arbeiten oder der generellen digital Literacy des Unternehmens. Hier ganzheitlich und strategisch anzusetzen, eine hohe Beteilung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu erzielen, zahlt sich immer früher als später aus.

Installation allein ist zu wenig, die Experience zählt

Von großer Bedeutung ist es von Anfang an die komplette Experience aus Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter miteinzubeziehen.

  • Wann höre ich zum ersten Mal davon?
  • Was passiert beim ersten Login oder Start der Software?
  • Können Interessierte es vielleicht schon vorab testen?
  • Welche meiner Alltagsarbeiten kann ich damit durchführen oder werden dadurch besser?
  • Wie kann mein Feedback gehört werden?

Sind die Antworten auf diese Fragen konzertiert aufeinander abgestimmt, ist es nicht nur ein geglückter Rollout, sondern auch eine erfolgreiche und fördernde interne Kommunikation.

Ein Beispiel: Die virtuelle Kantine

Die Entwicklung und Durchführung der „virtuellen Kantine“ vereint gleich mehrere Aspekte davon: Sie zahlt auf konkrete Bedürfnisse von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein, sie hilft spielerisch eine neue Plattform kennen zu lernen und sie wurde passgenau für die aktuelle Kultur des Unternehmens entwickelt.

Befragungen von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Unternehmen inmitten der Corona-Krise zeigten, dass Homeoffice funktioniert, jedoch der zwischenmenschliche Kontakt in den Gängen und mittags in der Kantine schmerzlich vermisst wird. Das alles fiel zeitlich mit einem Microsoft Teams Rollout zusammen. Der Einsatz des Tools war die perfekte Vorlage für ein Format, dass digital Menschen zusammenbringt.

So entstand im CoWorking mit der Kommunikationsabteilung des Unternehmens das Konzept einer „virtuelle Kantine“. Ein digitaler Ort in Microsoft Teams, der ähnlichen Prinzipien wie einer echten Kantine gehorcht. Man trifft sich, setzt sich auf Tische (in unserem Fall in Videocalls) und tauscht sich aus, gemäß dem Motto: Alles kann, nichts muss.

VirtuelleKantine

Mittagskantine in MS Teams.

In Microsoft Teams wurde das Team „virtuelle Kantine“ etabliert, mit weiteren Unterkanälen aka „Tische“, an denen um die Mittagszeit ein Videoanruf gestartet wird. Statt Projektbesprechungen oder Abteilungsabstimmungen steht hier ein ungezwungenerer Austausch auf der nicht vorhandenen Agenda: Jeder und jede kann in den Anruf einsteigen, Kamera einschalten und einfach losplaudern.

Natürlich kann man sich in der Kantine auch einmal auf einen kurzen Kaffee zwischendurch oder einen gemeinsamen kurzen Tagesausklang verabreden – die Öffnungszeiten sind sehr flexibel…

Für diejenigen, die mit Teams noch nicht viel anfangen können, gibt’s den Microsoft Teams „Appetithappen“: Am Tisch “Allgemein“ im Team „virtuelle Kantine“ wird regelmäßig eine kleine Vorspeise in Videoform veröffentlicht, die einzelne Funktionen von MS Teams neu erklärt; unkompliziert und nahbar aus dem Arbeitsalltag produziert.

VirtuelleKantine

Appetithappen als kleine Videotutorials von Mitarbeitern. Pro Video wird eine MS-Teams Funktion vorgestellt.

So lernen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, einfach und regelmäßig mit der Plattform umzugehen. Sie verbinden positive, weil zwischenmenschliche Emotionen mit der Erfahrungen und erkennen dabei weitere Möglichkeiten zum Tool-Einsatz . Damit folgt die virtuelle Kantine einigen Grundprinzipien interner Kommunikationsinitiativen:

  • Es muss zur Kultur passen
  • Es muss einfach sein
  • Es müssen regelmäßig kleine Impulse gesetzt werden

Wir wünschen inspirierende Mahlzeit!